SAP Timey

Timey ist eine neue Anwendung, die speziell für Unternehmen entwickelt wurde, um Arbeitszeiten von externen Mitarbeiter:innen, wie Berater:innen, Zeitarbeiter:innen und anderen freiberuflichen Mitarbeiter:innen zu erfassen und zu verwalten. Das Hauptmerkmal von Timey ist eine visuell orientierte Benutzeroberfläche, die darauf abzielt, die Dateneingabe und -bearbeitung sowie die Visualisierung von Zeitdaten zu vereinfachen.

Basis

Im Rahmen der Kooperation mit SAP erhielt das Projektteam, bestehend aus Luciana Serna Wills, Till Kufus und Dimitri Balzer, Zugang zu einer Reihe von Geschäftsprozessmodellen, die gemäß der Business Process Model and Notation (BPMN) dargestellt wurden. Ein spezifisches Modell, das den „Time Revise Sheet“-Prozess darstellt, diente als fundamentale Basis für die Entwicklung von Timey. Dieser Prozess ist speziell auf die Zeiterfassungsmechanismen zwischen Unternehmen und externen Dienstleister:innen ausgerichtet und bildet somit einen kritischen Aspekt der operativen Zusammenarbeit ab.

Der Prozess imitiert eine interaktive Kommunikation, an der mindestens zwei distinkte Rollen beteiligt sind: einerseits der/die externe Mitarbeiter:in, der/die für die Erfassung und Einreichung seiner/ihrer Arbeitszeiten zuständig ist, und andererseits der/die verantwortliche Manager:in, dessen Aufgabe es ist, die eingereichten Zeiten entweder zu genehmigen oder abzulehnen.

Gestaltungsprozess

Zu Beginn unseres Projektes widmeten wir uns der eingehenden Untersuchung verschiedener Geschäftsprozesse, insbesondere deren Darstellung und Analyse mithilfe von Business Process Model and Notation (BPMN)-Modellen. Angesichts unserer begrenzten Kenntnisse in betriebswirtschaftlichen Disziplinen stellte diese Phase eine herausfordernde Lernkurve dar, die sowohl Zeit als auch Geduld erforderte, um ein fundiertes Verständnis der komplexen Abläufe in größeren Unternehmensstrukturen zu entwickeln. Das SAP Team spielte eine entscheidende Rolle in diesem Lernprozess, indem es uns durch eine umfassende Einführung und fortlaufende Unterstützung ein grundlegendes Maß an Einsicht in die operative Logik und Arbeitsweise großer Unternehmen vermittelte. Diese initiale Lernphase ermöglichte es uns, das gestalterische Potenzial innerhalb der analysierten Geschäftsprozesse zu erkennen und zu bewerten, was die Basis für die spätere Entwicklung von Timey legte.

Aufgrund der neuen gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung entschieden wir uns das Thema im Detail zu betrachten. Dabei legten wir einen speziellen Fokus auf die Visualisierung zeitlicher Mengen und Daten, die wir in mehreren Iterationen und Skizzen erprobt haben.

Nutzerinteraktion und Dateneingabe in Timey

Sobald sich externe Mitarbeiter:innen bei Timey anmelden, werden ihnen diverse Möglichkeiten zur Erfassung ihrer Arbeitszeiten geboten. Sie können wählen, ob sie ihre Zeiten direkt in einem interaktiven Visualisierungstool oder über ein Eingabefeld für jeden Arbeitstag eintragen möchten. Diese Flexibilität in der Dateneingabe unterstützt eine intuitive Nutzung des Tools, angepasst an die individuellen Bedürfnisse und Vorlieben der Nutzer:innen. Zusätzlich ermöglicht das erweiterte Menü die detaillierte Erfassung von Pausenzeiten sowie Stunden, die nicht zur Abrechnung vorgesehen sind.

Die Implementierung einer Monatsansicht in Timey bietet Nutzer:innen einen umfassenden Überblick über ihre erfassten Arbeitszeiten sowie den aktuellen Status ihrer eingereichten Zeiterfassungsbögen, auch bekannt als Timesheets. In dieser Ansicht können die Nutzer auf einen Blick erkennen, welche ihrer Zeiteinträge als „Angenommen“, „Abgelehnt“ oder „In Bearbeitung“ gekennzeichnet sind.

Managementfunktionen und Timesheet-Überprüfung in Timey

Bei der Anmeldung einer Person aus der Managementebene in Timey wird ein projektspezifischer Überblick über alle eingereichten Arbeitszeiten zur Verfügung gestellt. Diese Funktion ermöglicht es dem Management, eine effiziente Kontrolle der Arbeitszeiten aller externen Mitarbeiter:inen innerhalb eines bestimmten Projekts vorzunehmen. Nach der Einreichung eines Timesheets obliegt es der/dem zuständigen Manager:in, die darin erfassten Stunden zu überprüfen und zu entscheiden, ob diese genehmigt oder abgelehnt werden.

Die Plattform Timey integriert ein wichtiges Feedback-Element in diesen Prozess: Sollte ein Timesheet abgelehnt werden, ist es erforderlich, dass die/der Manager:in eine Begründung für die Ablehnung angibt. Diese wird der/dem externen Mitarbeiter:in in Form einer Nachricht übermittelt. Dieser Mechanismus stellt sicher, dass Entscheidungen transparent kommuniziert werden und ermöglicht der/dem externen Mitarbeiter:in, ein Verständnis für etwaige Unstimmigkeiten zu entwickeln.