Einleitung

SAP bietet Unternehmen die Möglichkeit, mit Hilfe einer Vielzahl an Enterprise-Resource-Planning Systemen kurz, ERP, die oft sehr großen Datenmengen zu managen. Die Organisation und Verwaltung der Invoices ist für jedes Unternehmen von großer Wichtigkeit. Der Invoice Manager wurde entwickelt, um Mitarbeitenden eine digitale Unterstützung zu bieten, die sowohl nutzerfreundlich als auch arbeitserleichternd ist.

In den kommenden Absätzen wird das Projekt im Detail dargestellt.

Der Invoice Manager

Rechnungswesen leicht gemacht. Das Tool soll Nutzer*innen die Möglichkeit geben, schnell an relevante Informationen zu gelangen und einen Überblick über aktuelle Entwicklungen des Unternehmens zu erlangen.

Mit Hilfe des Dashboards, lassen sich große Datenmengen zügig erfassen,  aber auch einzelne Rechnungen können in der Listenansicht verwaltet und gesichtet werden. Ist eine Zahlungseingang nicht zugeordnet oder/und eine Rechnung in Verzug, kann mithilfe des Invoice Managers  Zahlungseingang und Rechnung manuell zugeordnet werden.

Design und Research

Nach einer intensiven Research und Input Phase stellte sich heraus, dass die ERP Systeme, die das Software Unternehmen SAP anbietet, viele Opportunity Areas für innovative Ideen bieten. 

Ausgehend von den theoretischen Erläuterungen über Funktion und Inhalt durch SAP Mitarbeitende, entwickelten sich schnell erste Skizzen und Ideen. Diese auf Zweckmäßigkeit und Relevanz zu prüfen, gestaltete sich als arbeitsaufwändig und komplex, da diese Workflows und Prozesse nicht ohne längere Recherche durchdacht werden konnten. 

Nach der Research-Phase, die aus Desk Research, bereits vorhandener Schulungstools des SAP Teams, Competitor Analyse als auch Input der SAP Mitarbeitenden bestand, entwickelte sich nach und nach eine erste Produktidee. 

Darauf folgte eine erste Designphase, in der grundlegende Patterns und UI Elemente festgelegt wurden. Sehr zügig folgte dann eine Testingphase durch einen anderen studentischen Kurs in der FHP, „UX as a never ending story“. Hier befasste sich ein Team aus drei Personen mit einer heuristischen Analyse sowie User Testings. 

Mithilfe der, aus den Testings generierten, Insights wurde das Tool noch einmal in Bezug auf UI sowie Funktionsraum stark verändert und erweitert. Darauf folgten einige Iterationen und Präsentationen der Zwischenergebnisse, unterstützt von Kursinput und Feedback. 

Am Ende wurde das Projekt in den Gebäuden des SAP Potsdam vor Mitarbeitenden, Kursteilnehmer*innen und Professor präsentiert.

Der Prototyp

Hier der Screencast eines Userflows mit dem Ziel, eine offene Rechnung zu sichten und dem entsprechenden, noch nicht deklarierten, Zahlungseingang zuzuordnen.

Funktion

Übersicht

Der Homecreen in Form eines Dashboards, gibt Überblick über alle Invoices (Rechnungen) eines definierten Zeitraums. 

Ein Bar Chart gibt Auskunft über bezahlte und offene Rechnungen, sowie solche im Verzug. Die Balken fungieren hier etwas unüblich zusätzlich als Tabs, um den Inhalt der darunter befindlichen Tree Map zu navigieren. 

Die Tree Map visualisiert das gesamte Rechungsvolumen der Kunden, sortiert in Groß, KMU –und Privatkunden. On hover sieht man weitere Details, wie die verschiedenen Auftragsvolumina innerhalb des definierten Zeitraums. 

Rechnungen

Hier sieht der User in Form einer Listenansicht alle Rechnungen als einzelne Posten. Mithilfe von Tabs lassen sich auch hier alle bezahlten, offene sowie sich im Verzug befindlichen Rechnungen sichten. Weiter kann man zwischen Parametern wie Bestelldatum, Auftragsnummer oder Betrag sortieren.

Bei klick auf eine Spalte, öffnet sich die dazugehörige Invoice in Originalansicht. Möchte man die Rechnung dann z.B. ausdrucken, kann man dies oben rechts im Menü anwählen. Weiter kann man die Invoice u.a. hier auch manuell einem nicht zugeordneten Zahlungseingang zuweisen.

Zahlungseingang

Mithilfe des Inovice Managers ist es möglich, den Zahlungseingang mit Hilfe verschiedener Filteroptionen zu durchsuchen, mit dem Ziel noch nicht deklarierten Rechnungen einen Zahlungseingang zuzuweisen. 

Links in der Sidebar sieht man, eine ausgewählte Rechnung  und die entsprechenden Details. 

Mittig oben Filteroptionen wie Datum und Kundenart aber auch feinteiligere Parameter wie Zahlendreher oder Varianz. Diese sind häufig der Auslöser für den Bedarf manueller Zuordnung durch einen Mitarbeitenden, da die Zahlung hier nicht automatisiert verarbeitet werden konnte. Dieses Szenario umfasst der Userflow des Prototyp Videos.

Screens - Übersicht, Rechnung, Zahlungseingang

Fazit und Ausblick

Rückblickend lässt sich sagen, dass das Projekt sehr herausfordernd war. Die Usecases waren komplex und erforderten intensive Recherche, um verstanden und anschließend durch das Produkt unterstützt werden zu können. Die Testingphase kam zeitig im Designprozess, sodas ein sehr rapides Prototyping erforderlich war,  wodurch viele später entwickelte Features und Designentscheidungen nicht getestet werden konnten. Auch die Arbeit in dem zufällig zusammengestellten Team war sehr herausfordernd und mündete leider in einer Auflösung, sodass das Projekt in Einzelarbeit fertiggestellt wurde. Daraus resultierend war der Workflow bis zum Ende des Projekts intensiv und herausfordernd. 

Aufgrund dieser Prozesse, war das Projekt allerdings auch außerordentlich lehrreich und interessant. Das Arbeitsfeld der ERP Systeme, war weitestgehend unbekannt. Dadurch bot sich die Möglichkeit, das Interface neu und unkonventionell zu denken und anschließend zu gestalten. Dies visualisierte sich in unkonventionellen und spannenden Konzepten der Designer*innen. 

Sollte sich noch einmal die Möglichkeit ergeben, sich mit derartiger Software zu beschäftigen, ist es auf jeden Fall eine gute Gelegenheit, sich intensiv mit komplexen Tools auseinanderzusetzen und daran zu wachsen.

Mitwirkende

Das Produkt wurde von Kilian Wachowiak, anfänglich in Zusammenarbeit mit Oliver Lehmann, gestaltet. Vielen Dank an Prof. Boris Müller sowie die Mitarbeitenden des SAP Teams für die freundliche sowie fachliche Unterstützung.