MailHive

MailHive ist ein Konzept für einen E-Mail-Client, der die kunden- und projektbasierte Zusammenarbeit im Geschäftsumfeld unterstützen und vereinfachen soll.

Experteninterviews

Zum Einstieg führten wir Experteninterviews durch, um den Umgang mit E-Mails im geschäftlichen Kontext aus der Sicht verschiedener Nutzer, unseren Experten, in eben diesem Kontext besser kennenzulernen und auf eventuelle Probleme und Verbesserungswünsche aufmerksam gemacht zu werden. Diese konnten wir in unserem anschließenden Konzept berücksichtigen.

Nicole Mediendesignerin, 28

Benutzte Software: Outlook
Gewünschte Software: Thunderbird -(Bessere Funktionalität und Add-Ons)
Mailverkehr: -Seit etwa 2000 -Ca. 2 Std. pro Tag
Posteingang: 2300 Mails
Ordner & Sortierung: -Sortiert wenig -Wenn dann händisch (“Urlaub”, “Wichtig”) -Wenige Markierungen oder Tags
Anhänge: Per Drag’n’Drop verwaltet
Besonderheiten: -Öffnet Mails in extra Fenster als “Rezept” zum abarbeiten von Aufgaben -Benutzt bei dringenden Angelegenheiten lieber Zettel

Christian Projektmanager, 35

Benutzte Software: Lotus Notes (u. a. auch auf dem Blackberry)
Gewünschte Software: Outlook -(Bereits dran gewöhnt und der Anhang von ganzen Nachrichten ist möglich.)
Mailverkehr: -Seit 2005 -2 – 3 Std. pro Tag
Posteingang: 300 Mails
Ordner & Sortierung: -Sortiert händisch -Keine Markierungen oder Tags
Anhänge: Übers Menü verwaltet aber ab sofort auch per Drag’n’Drop
Besonderheiten: -Schickt sich selbst alle Mails als BCC (kein Threadview) -Priorisiert Mails abhängig davon, ob er im An, CC oder BCC steht -Antwortlänge abhängig vom benutzten Gerät

Gemeinsamkeiten

Empfangen 20 – 30 Mails am Tag
Posteingang wird nach Datum sortiert
Benutzung von Kalender und Adressbuch
Nicht relevante Mails werden gelöscht
Keine Formatierung in Mails verwendet

Leitidee

Die alltägliche Mail-Korrespondenz im geschäftlichen Kontext basiert im Wesentlichen auf der Abstimmung und Kommunikation mit bzw. zu einem Kunden, einem bestimmten Projekt und daran beteiligten Mitarbeitern. Wir entschieden uns, dieses Prinzip für die Neustrukturierung eines Mail-Clients zu nutzen.

Die Basis von MailHive sind keine klassischen Postfächer mehr, sondern Kunden, denen ein oder mehrere Projekte zugeordnet sind. Diese Projekte fassen Mails, Datei-Anhänge, sowie Mitarbeiter- und Kundenkontakte zusammen. Ist ein Projekt abgeschlossen, so kann es mitsamt seinen Mails und Anhängen einfach archiviert werden, sodass alte Mails aus dem Fokus der Anwendung verschwinden.

Kunden und Projekte können auf einem Client erstellt und Mitarbeiter zur Teilnahme eingeladen werden. Alle für die Einrichtung eines Kunden / Projekts nötigen Informationen inklusive Kontakte werden als E-Mail mit einer XML-Steuerdatei an die Teilnehmer versendet. Bei Annahme legt MailHive alle nötigen Ordnerstrukturen und Kontakte an und richtet die Filter ein, die dafür sorgen, dass alle Mails automatisch ihren Projekten zugeordnet werden.

Die Umsetzung der Hierarchie basiert auf Tags, mit denen die E-Mails angereichert werden. Jede E-Mail enthält so den sie betreffenden Kunden und das Projekt.

MailHive soll kein proprietäres Format nutzen, welches die Zusammenarbeit mit anderen Clients verhindern würde, sondern auf dem Standard-Mail-Format aufsetzen. Normale E-Mails werden mit den Informationen, die die Funktionen von MailHive möglich machen angereichert. So ist es möglich, dass auch Personen ohne diesen Client an der Projektarbeit teilnehmen können.

Wireframe

Um die grobe Struktur und den Aufbau der Oberfläche schlüssig zu konzipieren tasteten wir uns zunächst mit ersten Skizzen und anschließend mit Papier-Prototypen an ein Bedienkonzept heran. Zudem ging es darum die Hierarchie, die die Basis des Konzepts bildet, mittels verschiedener Panels für den Benutzer verständlich abzubilden.

Es wurden verschiedene neue Funktionen erdacht, wie das Anlegen eines Kunden und damit verbundenen Projekts, das Versenden von Projekt-Einladungen an beteiligte Mitarbeiter oder auch die übersichtliche Darstellung von Anhängen und Links innerhalb eines Projekts.

Screendesign/Szenario

Für das Screendesign von MailHive stützen wir uns zum Teil auf bereits von Mac OSX vorgegebene Elemente, entwickelten aber zusätzlich eigene neue Bedienelemente. Zudem wurden diverse Icons entwickelt und darauf geachtet eine übersichtliche und klare Oberfläche zu gestalten, die der Arbeit des Nutzers nicht im Wege steht.