Incom ist die Kommunikations-Plattform der Fachhochschule Potsdam

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Collaborative Activities

Diese Arbeit entstand im Rahmen des Kurses »End of File« bei Prof. Boris Müller. Im Kurs beschäftigten wir uns mit digitalen Dokumenten und Dokumentverwaltung mit dem Ziel, für komplexer werdende digitale Inhalte neue mentale Modelle und Repräsentationsformen zu finden.

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Kurzfassung

Wie können wir kollaborative Inhalte im Team-Kontext aufbereiten und uns von komplexen Ordnerstrukturen lösen? 

Unsere Antwort ist der »Activity Stream«, der Aktivitäten zeitlich auflistet und nach Kategorien gruppiert. So können User*innen nachvollziehen, was zuvor passiert ist. Anstelle von statischen Dateien gehen wir von cloudbasierten, kollaborativen Dokumenten aus, wie wir sie heute z.B. in Figma finden. Ein Incoming-Bereich und dynamische Exporte bündeln »Dateischnipsel« und helfen dabei, sie zwischen Personen und Dokumenten auszutauschen.

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Desk Research

Das vorherrschende Filemanagement-System hat sich seit der Entwicklung des Xerox Star kaum verändert. Noch immer werden »Dateien«, also statische Informationscontainer, in hierarchischen Baumstrukturen sortiert. Das bietet große Flexibilität für unterschiedliche Nutzungsszenarien, kann bei einigen Menschen oder in unterschiedlichen Situationen, wie zum Beispiel Coworking, aber für Probleme sorgen. Dazu gehören:

Nutzer*innen sind mit der Sortierung und Strukturierung von Dateien überfordert und die Sortierung kostet viel Zeit

Verzweigte Dateistrukturen erfordern viel Eigeninitiative. Nutzer*innen müssen eine eigene, an ihre Situation angepasste, Dateistruktur entwickeln.⁰ Es gibt unzählige Ansätze, wie man mit unterschiedlichen Dateien umgeht, wo man Backups speichert, Musik, Arbeitsprojekte, Textdokumente, Rohdaten und so weiter.¹ Viele Nutzer*innen legen ihre Dateien einfach in einem großen Ordner ab (Dumping), wenn sie sich zum Beispiel in einem stressigen Moment unsicher sind, wo sie sie ablegen wollen. Oder wenn sie die Dateien zum Beispiel nicht in einer tiefen Substruktur wieder vergessen möchten.²

Ein anderes Problem ist, dass Nutzer*innen die »gewünschten« mentalen Modelle, Metaphern und Fähigkeiten ihres Systems nicht verstehen. Dazu gehört, dass es Standard-Ordner wie einen »Desktop« oder »Schreibtisch« sowie Ordner für »Dokumente«, »Musik« und »Bilder« gibt. Nutzer*innen haben Schwierigkeiten zu verstehen, wie sich diese Ordner von anderen Ordnern unterscheiden, welche Rolle sie spielen und wo sie sich in der Struktur des Dateisystems befinden.³

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Statistische Dateiformate werden den Anforderungen kollaborativer Arbeitsprozesse nicht gerecht

Wenn Ordner-Baumstrukturen in größeren Team-Kontexten eingesetzt werden, fällt es oft schwer, in von anderen Menschen angelegten Strukturen effizient Dateien zu finden. Besonders schwierig wird es, wenn Dateien unbewusst oder von anderen Menschen verschoben werden und sich die gewohnten Findungsorte verändern.⁴

Ständiges Abspeichern und Suchen nach dem richtigen Ordner verlangsamt den Arbeitsprozess

Beispielsweise in Photoshop arbeitet man üblicherweise an statischen Dateien, die nur einem Zweck dienen, beispielsweise einem einzelnen Foto. Nach der Bearbeitung muss jede Datei abgespeichert bzw. ein Speicherort festgelegt werden. Das verlangsamt den Arbeitsprozess.

Fehlende Hierarchie: Dateien wie einzelne Bilder sind auf derselben Ebene wie komplexe Projektcontainer

Im Schnitt haben Menschen 900 Fotos auf ihrem Handy,⁵ wahrscheinlich arbeiten sie aber nicht gleichzeitig an derart vielen Arbeitsprojekten (wie zum Beispiel Figma-Dokumenten). Die Logik der Ordnerstrukturen sieht es aber vor, dass beide Dateitypen dieselbe »Stellung« einnehmen. Visuell ist ein Figma-Dokument in einem Dateisystem-Browser genauso groß wie ein einzelnes Foto. Unter anderem diese Problematik führt zum folgenden Punkt:

Immer mehr Tools wenden sich von traditionellen Dateiformaten ab und entwickeln eigene Sortierungs- und Darstellungsweisen

Tools wie Figma sehen es nicht mehr vor, dass Projekte im traditionellen Dateisystem gespeichert werden. Sie haben stattdessen eigene, proprietäre Strukturen entwickelt. Auch sämtliche Notiz-Apps wie die Notizen-App von Apple zeigen gespeicherte Notizen nicht im Finder an, sondern haben ihr eigenes Sortierungssystem. Dasselbe gilt für Musikstreaming, Fotos-Apps, etc. Während viele Apps wie Adobe Illustrator die Nutzung des Dateisystem-Browsers vorsehen, haben andere, zum Teil sehr ähnliche Tools, ihr eigenes System entwickelt. Es konkurrieren viele Systeme parallel miteinander, wodurch die Metapher des eigenen Gerätes und »Schreibtisches« als Ort, an dem Inhalte existieren und einsortiert sind, an Bedeutung verliert.

Die Gründe dafür liegen einerseits darin, dass Inhalte durch Cloud-Services und die Synchronisierung zwischen Geräten oftmals gar nicht mehr oder nur temporär lokal existieren. Verbunden damit spielen auch unterschiedliche Anforderungsprofile eine Rolle: Ein Figma-Dokument muss Echtzeit-Kollaboration und die Sortierung in Arbeitsteams ermöglichen und Figma möchte gleichzeitig ein großes Thumbnail zum einfachen Wiederfinden des Projekts anzeigen. Ein Song in einem Musikstreaming-Dienst soll andererseits nur solange verfügbar sein, wie es der Anbieter möchte.

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Unser Ansatz

Unser Ziel mit dem Projekt bestand daran, diese vielen Probleme mit einem Fokus auf Kollaboration im Team-Kontext anzugehen.

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TECHNISCHE ANNAHMEN

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Die Internetverbindung ist immer stabil und ausreichend schnell für alle Arten von Dokumenten

Diese Annahme scheint mit Blick auf die Entwicklungen der Mobilfunk- und WLAN-Standards der letzten Jahrzehnte realistisch.

Dienste bzw. Apps sind vollständig »sandboxed« und ihre Inhalte werden in der Cloud statt lokal gespeichert

Zusätzlich setzen wir vollständiges »Sandboxing« voraus. »Sandboxing« bedeutet das Verlagern einer App, ihrer Dokumente und deren Bearbeitung in die jeweilige App und dessen Clouddienst. So ist man nicht mehr auf lokale Speicherstrukturen angewiesen, eine Aktualisierung der Dokumente in Echtzeit liegt in der Hand der Dienste. Mobile Apps gehen schon länger diesen Weg (wie die Fotos-App auf iOS), inzwischen funktionieren aber Desktop-Apps ebenfalls zunehmend nach diesem Prinzip. Tools, die mit größeren Dateien arbeiten, wie zum Beispiel Videoschnittprogramme, haben damit aktuell noch Probleme. Wir gehen aber davon aus, dass sich das ändern wird.

Cloudbasierte Tools und Services setzen eigene Strukturen und Darstellungsweisen ein, um ihre Inhalte zugänglich zu machen

Das leitet sich ebenfalls aus aktuellen Trends ab: Immer mehr Tools wie Figma sind vollständig cloudbasiert und nutzen ihre eigenen Plattformen zum Darstellen von Projektdateien. Figma kann somit nach Teams sortierte Projekte anzeigen, die Fotos-App zeigt Fotos nach Standorten und dem Datum sortiert in angelegten Alben an, Notizen werden thematisch sortiert und so weiter. Jeder Dienst kann Inhalte in der für ihn jeweils sinnvollsten Art und Weise darstellen.

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PRINZIPIEN UND MENTALE MODELLE

Dateibrowser, wie wir sie heute nutzen, folgen alten mentalen Modellen wie der Metapher des Schreibtisches. Diese Stütze war vor über 50 Jahren sinnvoll, um Menschen an diese neue, abstrakt-technische Ebene heranzuführen. Heute sind sie Relikte, terminologischer Skeuomorphismus. In unserem Projekt versuchen wir, uns von vielen dieser mentalen Modelle zu lösen und schlagen eine neue Form des »Dokumenten-Browsens« vor.

An die Stelle von Dateien in Baumstrukturen rückt eine Applikation, die Dokumente aus verschiedenen Tools und Diensten zusammenführt. Das können Figma-Projekte, Excel-Dokumente, Foto-Alben usw. sein, allerdings keine kleinteiligen Foto- oder TXT-Dateien mehr. Wir sprechen von dynamischen und ausschließlich kollaborativen Dokumenten, nicht mehr von einzelnen Foto- oder Musikdateien oder PDFs.

Das Ziel der Applikation ist die Darstellung und Zusammenführung aller Dokumente an einem zentralen Ort. Es geht dabei nicht mehr, wie bei einem traditionellen Dateisystem, um die Speicherverwaltung.

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Spaces

Spaces stellen die oberste Ebene dar. Sie sind übergeordnete Gruppierungen/Teams von Nutzer*innen, denen ein Titel zugewiesen werden kann. Alle Personen eines Spaces greifen mit denselben Zugriffsrechten auf dieselben Dokumente zu und können sehen, woran gearbeitet wird. Spaces ergeben sich zum Beispiel im Kontext von Agenturen oder Arbeitsgruppen, in denen auch an verschiedenen Projekten gearbeitet wird. Zusätzlich zu den geteilten Spaces gibt es auch einen persönlichen Space, der nicht mit anderen Personen geteilt werden kann.

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Tags

Den Spaces untergeordnet sind Tags. Jedes Dokument kann getagt werden. Das kann beispielsweise in einer Agentur die Einteilung in verschiedene Kund*innen oder Kund*innen-Projekte sein.

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Activity Stream

Das Herzstück unseres Konzeptes bildet der Activity Stream. Er gibt einen chronologischen Überblick darüber, an welchen Inhalten Teammitglieder wann wie viel gearbeitet haben.

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Incoming und Exports

Im Incoming-Bereich und in der Exports-Sektion finden sich »Dokumentenschnipsel«, die traditionellen Dateien nahe kommen. Das sind statische, nicht-kollaborative Inhalte, zum Beispiel Bilder. User*innen können diese Dateischnipsel per Drag and Drop aus unserer Applikation, wie von Dateien gewohnt, in andere Programme ziehen.

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Incoming

Im »Incoming«-Bereich sammeln sich alle einkommenden Dokumentenschnipsel, die bei User*innen privat zum Beispiel per Mail oder als Nachricht ankommen. Das können auch Downloads und anderweitig geteilte Medien sein.

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Exports sind Dateischnipsel, die innerhalb von Dokumenten angelegt werden können. Sie dienen zum Beispiel dazu, mit Medien, die in einer App generiert wurden, in einer anderen App weiterzuarbeiten.

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Finaler Entwurf

Spaces

Hier erhalten Nutzer*innen eine Übersicht aller Spaces und sehen, in welchen Spaces zuletzt gearbeitet wurde. Das soll ein Wiedereinstiegen in den Arbeitsprozess erleichtern.

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Activity Stream

Der Activity Stream gibt, wie oben beschrieben, einen chronologischen Überblick über den Arbeitsprozess des Spaces.

Wir denken, dass wir durch eine chronologische Anordnung der Dokumente eine natürliche Form der Strukturierung erzeugen, die keine Zuarbeit braucht. Dokumente, die länger nicht bearbeitet werden, rücken weiter in den Hintergrund als zuletzt geöffnete Dokumente. Innerhalb der einzelnen Tage werden Dokumente nach der länge der Zeit in der an ihnen gearbeitet wurde, sortiert.

Der Activity Stream besteht aus zwei Spalten. Im Hauptbereich links befindet sich eine chronologische Auflistung aller zuletzt vom Team bearbeiteten Dokumente, die nach Tagen und Inhaltstypen gruppiert werden. Die automatisch erzeugten Inhaltstypen in der Hauptansicht schlüsseln diese Übersicht der Zeit noch weiter auf und sortieren die Dokumente nach ihrer Funktion. Jeder Tag gibt Auskunft darüber, wer an diesem aktiv war. Jedes Dokument darin wird in Form einer Preview angezeigt, die mit zusätzlichen Informationen wie App, Titel, Personen und Tag (der die Projektzugehörigkeit zeigt) ausgestattet ist.

Die Streamgraph-Visualisierung in der schmaleren, rechten Spalte zeigt die täglich aufgewandte Zeit unterteilt nach Tags. Damit wird auf einen Blick ersichtlich, womit sich das Team an welchen Tagen viel beschäftigt hat. Anhand dieser Visualisierung wird es möglich, den Verlauf der Arbeitszeit nachzuvollziehen. 

Die farbigen Streifen sind farblich nach Tags der Dokumente unterteilt. Ihre Breite zeigt die relative Bildschirmzeit an. So lässt sich im unteren Beispiel schnell nachvollziehen, dass gestern besonders lange an Grafiken gearbeitet wurde.

Mithilfe des Activity Streams ist es möglich, Arbeit anhand von mit Projekten verbrachter Zeit zu quantifizieren, schnell einen Überblick über vergangene Arbeit (gerade auch von anderen Teammitgliedern) zu erhalten und genau so schnell wieder die eigene Arbeit aufzunehmen. Allerdings dient der Activity Stream nicht der Versionierung, sondern er zeigt lediglich an, wann Dokumente bearbeitet wurden.

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Vergangene Inhalte

Um im Stream größere Zeitsprünge zu machen, gibt es die Möglichkeit, über einen Kalender ein bestimmtes Datum auszuwählen. So werden auch weiter zurückliegende Aktivitäten einfach zugänglich.

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Dokumente

Dokumente innerhalb eines Spaces sind grundsätzlich unter allen Teammitgliedern geteilt und an Cloud-Services angebunden. Es besteht die Möglichkeit, direkt aus der Applikation heraus neue Dokumente zu erstellen, sofern die eigenen Accounts dieser Dienste in den Einstellungen bereits mit dem Space verknüpft sind.

Innerhalb einer App wie Figma können Dokumente auch dem Space ähnlich wie in einem Speichern-Dialog zugeordnet werden. Dadurch, dass alle Dokumente dynamisch und vielschichtig sind, ist es vorgesehen, dass insgesamt nur wenige Dokumente existieren, die nicht andauernd abgespeichert werden müssen.

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Incoming

In der rechten oberen Ecke besteht die Möglichkeit, den Incoming-Bereich zu öffnen. Dort werden alle eingehenden »Dateischnipsel« gebündelt, wie oben beschrieben. Dieser Bereich ist visuell klar vom Rest der Applikation abgegrenzt, da es sich dabei nur um die eigenen eingehenden Inhalte handelt und der Rest des Teams keinen Zugriff darauf hat.

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Exports

Die Exporte aus jedem Dokument (s. o.) werden in der Seitenspalte angezeigt und sind per Drag-and-Drop direkt in andere Dokumente überführbar. Die gelisteten Exporte aktualisieren sich automatisch, sobald sich im Dokument etwas an der als Export festgelegten Stelle ändert.

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Browser-Ansicht

Oben in der Mitte des Fensters ist es möglich, neben dem Activity Stream auch in eine Browser-Ansicht zu wechseln. In dieser lassen sich unabhängig vom Bearbeitungszeitpunkt alle Dokumente anzeigen und über die linke Spalte nach Tags, Apps und Personen filtern.

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Account-Verknüpfung

Accounts von diversen Cloud-Services werden mit dem Space verbunden, um Kollaboration über alle Inhalte hinweg zu ermöglichen. Wenn eine Person einen Account noch nicht eingerichtet hat, werden Dokumente der App ausgegraut dargestellt und eine Verknüpfung des Accounts ist mit wenigen Klicks möglich.

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Use Case »Ideation Labs«

Hier folgt in Kürze ein Video, das einen Use Case der Applikation zeigt.

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Vorgehensweise

Die ersten paar Wochen der Kursarbeit bestanden daraus, die Probleme von existierenden File-Explorern, ihren mentalen Modellen und ihrer Funktionsweise herauszufinden. Besonders hilfreich war das Paper »The ubiquitous digital file: A review of file management research« von Dinneen & Julien, das bereits viele der bekannten Probleme erkannte und Lösungsvorschläge machte.

Im Laufe des Semesters haben wir über 100 Screens entworfen, wobei diverse Ideen entstanden sind. Von Anfang an war es unser Ziel, uns mit Kollaboration zu befassen. Wie können wir einen File-Explorer entwerfen, der von Grund auf für cloudbasierte Nutzung gestaltet wurde? 

Im Prozess haben wir regelmäßig Ideen iteriert: Zu Anfang jeder Iteration haben wir unsere Ideen zu Papier gebracht und später Prototypen entworfen. Im Kurs-Kontext haben wir uns alle paar Wochen das Feedback unserer Kommiliton*innen und von Prof. Boris Müller eingeholt. Wichtig war es uns auch, unsere Entwürfe regelmäßig mit außenstehenden Menschen zu besprechen.

Punkte, mit denen wir viel zu kämpfen hatten, waren zum Beispiel die fest verankerten mentalen Modelle der Menschen. Es war schwierig, sich von den gewohnten Denkmustern zu lösen. Die Unterschiede und Ideen die wir hatten, haben sich oft nicht genug von den bekannten Lösungen unterschieden, um den Nutzen vollständig zu kommunizieren. 

Später im Prozess haben wir einen Use Case entwickelt: Eine Agentur namens »Ideation Labs«, die an verschiedenen Projekten arbeitet. Wir haben die Arbeitsprozesse dieser Agentur in Bezug auf Dateimanagement in unserer Applikation dargestellt und konnten so viele der bestehenden Probleme erkennen.

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Reflexion

Während wir anfangs noch voller Tatendrang waren, mit unserem Projekt alles neu zu denken, hat sich schnell offenbart, dass es unheimlich schwierig ist, ein dermaßen etabliertes System wie Dateimanagement neu zu konzipieren. Obwohl wir uns auf Kollaboration und einen Designer*innen-Workflow als Use Case beschränkt haben, sind wir immer wieder an unsere Grenzen gestoßen. Wir haben uns beispielsweise schwer damit getan, uns von einem Konzept wie dem der Datei zu verabschieden, denn an jeder kleinen Entscheidung hängen oft tausende neu entstehende Probleme. Deshalb haben wir effektiv wochenlang nur einen etwas »schöneren« Datei-Explorer entwickelt. Als wir beispielsweise entschieden hatten, dass an die Stelle von Dateien nur noch dynamische, kollaborative Dokumente treten, hat sich die Frage gestellt, wie man zum Beispiel ein in Figma gestaltetes Logo in ein anderes Dokument bewegen kann. Denn statische Dateien existieren ja nicht mehr. 

Und so sind wir regelmäßig im Kreis gelaufen, haben uns an vielen Stellen zu sehr mit visuellen Details befasst, obwohl unser zugrunde liegendes System noch zu fehlerbehaftet war. In den Feedback-Gesprächen kam zudem oft zutage, dass Menschen unsere Ideen nicht verstanden beziehungsweise unsere Applikation wie ein »Pro-Tool« wahrnahmen. Es fiel uns schwer, unsere Konzepte gut zu kommunizieren und gleichzeitig ein Design zu entwickeln, das nicht nur eine spezifische Zielgruppe anspricht.

Schlussendlich haben wir das Gefühl, zu einem Ergebnis gekommen zu sein, das einige der oben genannten Probleme löst. Darauf sind wir sehr stolz. Gleichzeitig ist uns aber bewusst, dass dieses Projekt rein spekulativ ist und derzeitig technisch gar nicht umsetzbar ist, weil wir zum Beispiel noch weit davon entfernt sind, dass alle Dienste cloudbasiert sind. Außerdem stecken Nutzer*innen oft noch in bewährten Denkmustern; der Wandel zu solch einer Lösung wäre fließend und würde vermutlich viel Zeit in Anspruch nehmen.

Wir haben uns in diesem Projekt mit nicht weniger zufrieden gegeben, als die vielen Filemanagement-Probleme in ihrer Gesamtheit zu betrachten. Aber genau diese Aufmerksamkeit braucht vermutlich das Vorhaben, Dateimanagement neu zu konzipieren.

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Quellen

1 Petkakis, Giorgos. (2019). How to Organize Your Files for Maximum Productivity. Medium, 23. November 2019. Aufgerufen am 30. September 2022.

2 Dinneen, J. D., & Julien, C. A. (2020). The ubiquitous digital file: A review of file management research. Journal of the Association for Information Science and Technology 17 (1), 12.

3 ibid., 43.

4 ibid., 16.

5 Thiele, Antonia. (2020). Deutsche speichern mehr als 1000 Fotos auf dem Handy. Die Welt, 22. September 2022. Aufgerufen am 30. September 2022.

Fachgruppe

Interfacedesign

Art des Projekts

Studienarbeit im zweiten Studienabschnitt

Zugehöriger Workspace

End of File #Transformation

Entstehungszeitraum

Sommersemester 2022