Collaborative Activities

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Kurzfassung

Wie können wir kollaborative Inhalte im Team-Kontext aufbereiten und uns von komplexen Ordnerstrukturen lösen?

Unsere Antwort ist der »Activity Stream«, der Aktivitäten zeitlich auflistet und nach Kategorien gruppiert. So können User*innen nachvollziehen, was zuvor passiert ist. Anstelle von statischen Dateien gehen wir von cloudbasierten, kollaborativen Dokumenten aus, wie wir sie heute z.B. in Figma finden. Ein Incoming-Bereich und dynamische Exporte bündeln »Dateischnipsel« und helfen dabei, sie zwischen Personen und Dokumenten auszutauschen.

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Desk Research

Das vorherrschende Filemanagement-System hat sich seit der Entwicklung des Xerox Star kaum verändert. Noch immer werden »Dateien«, also statische Informationscontainer, in hierarchischen Baumstrukturen sortiert. Das bietet große Flexibilität für unterschiedliche Nutzungsszenarien, kann bei einigen Menschen oder in unterschiedlichen Situationen, wie zum Beispiel Coworking, aber für Probleme sorgen. Dazu gehören:

**Nutzer*innen sind mit der Sortierung und Strukturierung von Dateien überfordert und die Sortierung kostet viel Zeit**

Verzweigte Dateistrukturen erfordern viel Eigeninitiative. Nutzer*innen müssen eine eigene, an ihre Situation angepasste, Dateistruktur entwickeln.⁰ Es gibt unzählige Ansätze, wie man mit unterschiedlichen Dateien umgeht, wo man Backups speichert, Musik, Arbeitsprojekte, Textdokumente, Rohdaten und so weiter.¹ Viele Nutzer*innen legen ihre Dateien einfach in einem großen Ordner ab (Dumping), wenn sie sich zum Beispiel in einem stressigen Moment unsicher sind, wo sie sie ablegen wollen. Oder wenn sie die Dateien zum Beispiel nicht in einer tiefen Substruktur wieder vergessen möchten.²

Ein anderes Problem ist, dass Nutzer*innen die »gewünschten« mentalen Modelle, Metaphern und Fähigkeiten ihres Systems nicht verstehen. Dazu gehört, dass es Standard-Ordner wie einen »Desktop« oder »Schreibtisch« sowie Ordner für »Dokumente«, »Musik« und »Bilder« gibt. Nutzer*innen haben Schwierigkeiten zu verstehen, wie sich diese Ordner von anderen Ordnern unterscheiden, welche Rolle sie spielen und wo sie sich in der Struktur des Dateisystems befinden.³

Statistische Dateiformate werden den Anforderungen kollaborativer Arbeitsprozesse nicht gerecht

Wenn Ordner-Baumstrukturen in größeren Team-Kontexten eingesetzt werden, fällt es oft schwer, in von anderen Menschen angelegten Strukturen effizient Dateien zu finden. Besonders schwierig wird es, wenn Dateien unbewusst oder von anderen Menschen verschoben werden und sich die gewohnten Findungsorte verändern.⁴

Ständiges Abspeichern und Suchen nach dem richtigen Ordner verlangsamt den Arbeitsprozess

Beispielsweise in Photoshop arbeitet man üblicherweise an statischen Dateien, die nur einem Zweck dienen, beispielsweise einem einzelnen Foto. Nach der Bearbeitung muss jede Datei abgespeichert bzw. ein Speicherort festgelegt werden. Das verlangsamt den Arbeitsprozess.

Fehlende Hierarchie: Dateien wie einzelne Bilder sind auf derselben Ebene wie komplexe Projektcontainer

Im Schnitt haben Menschen 900 Fotos auf ihrem Handy,⁵ wahrscheinlich arbeiten sie aber nicht gleichzeitig an derart vielen Arbeitsprojekten (wie zum Beispiel Figma-Dokumenten). Die Logik der Ordnerstrukturen sieht es aber vor, dass beide Dateitypen dieselbe »Stellung« einnehmen. Visuell ist ein Figma-Dokument in einem Dateisystem-Browser genauso groß wie ein einzelnes Foto. Unter anderem diese Problematik führt zum folgenden Punkt:

Immer mehr Tools wenden sich von traditionellen Dateiformaten ab und entwickeln eigene Sortierungs- und Darstellungsweisen

Tools wie Figma sehen es nicht mehr vor, dass Projekte im traditionellen Dateisystem gespeichert werden. Sie haben stattdessen eigene, proprietäre Strukturen entwickelt. Auch sämtliche Notiz-Apps wie die Notizen-App von Apple zeigen gespeicherte Notizen nicht im Finder an, sondern haben ihr eigenes Sortierungssystem. Dasselbe gilt für Musikstreaming, Fotos-Apps, etc. Während viele Apps wie Adobe Illustrator die Nutzung des Dateisystem-Browsers vorsehen, haben andere, zum Teil sehr ähnliche Tools, ihr eigenes System entwickelt. Es konkurrieren viele Systeme parallel miteinander, wodurch die Metapher des eigenen Gerätes und »Schreibtisches« als Ort, an dem Inhalte existieren und einsortiert sind, an Bedeutung verliert.

Die Gründe dafür liegen einerseits darin, dass Inhalte durch Cloud-Services und die Synchronisierung zwischen Geräten oftmals gar nicht mehr oder nur temporär lokal existieren. Verbunden damit spielen auch unterschiedliche Anforderungsprofile eine Rolle: Ein Figma-Dokument muss Echtzeit-Kollaboration und die Sortierung in Arbeitsteams ermöglichen und Figma möchte gleichzeitig ein großes Thumbnail zum einfachen Wiederfinden des Projekts anzeigen. Ein Song in einem Musikstreaming-Dienst soll andererseits nur solange verfügbar sein, wie es der Anbieter möchte.

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Unser Ansatz

Unser Ziel mit dem Projekt bestand daran, diese vielen Probleme mit einem Fokus auf Kollaboration im Team-Kontext anzugehen.

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TECHNISCHE ANNAHMEN

Die Internetverbindung ist immer stabil und ausreichend schnell für alle Arten von Dokumenten

Diese Annahme scheint mit Blick auf die Entwicklungen der Mobilfunk- und WLAN-Standards der letzten Jahrzehnte realistisch.

Dienste bzw. Apps sind vollständig »sandboxed« und ihre Inhalte werden in der Cloud statt lokal gespeichert

Zusätzlich setzen wir vollständiges »Sandboxing« voraus. »Sandboxing« bedeutet das Verlagern einer App, ihrer Dokumente und deren Bearbeitung in die jeweilige App und dessen Clouddienst. So ist man nicht mehr auf lokale Speicherstrukturen angewiesen, eine Aktualisierung der Dokumente in Echtzeit liegt in der Hand der Dienste. Mobile Apps gehen schon länger diesen Weg (wie die Fotos-App auf iOS), inzwischen funktionieren aber Desktop-Apps ebenfalls zunehmend nach diesem Prinzip. Tools, die mit größeren Dateien arbeiten, wie zum Beispiel Videoschnittprogramme, haben damit aktuell noch Probleme. Wir gehen aber davon aus, dass sich das ändern wird.

Cloudbasierte Tools und Services setzen eigene Strukturen und Darstellungsweisen ein, um ihre Inhalte zugänglich zu machen

Das leitet sich ebenfalls aus aktuellen Trends ab: Immer mehr Tools wie Figma sind vollständig cloudbasiert und nutzen ihre eigenen Plattformen zum Darstellen von Projektdateien. Figma kann somit nach Teams sortierte Projekte anzeigen, die Fotos-App zeigt Fotos nach Standorten und dem Datum sortiert in angelegten Alben an, Notizen werden thematisch sortiert und so weiter. Jeder Dienst kann Inhalte in der für ihn jeweils sinnvollsten Art und Weise darstellen.

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PRINZIPIEN UND MENTALE MODELLE

Dateibrowser, wie wir sie heute nutzen, folgen alten mentalen Modellen wie der Metapher des Schreibtisches. Diese Stütze war vor über 50 Jahren sinnvoll, um Menschen an diese neue, abstrakt-technische Ebene heranzuführen. Heute sind sie Relikte, terminologischer Skeuomorphismus. In unserem Projekt versuchen wir, uns von vielen dieser mentalen Modelle zu lösen und schlagen eine neue Form des »Dokumenten-Browsens« vor.

An die Stelle von Dateien in Baumstrukturen rückt eine Applikation, die Dokumente aus verschiedenen Tools und Diensten zusammenführt. Das können Figma-Projekte, Excel-Dokumente, Foto-Alben usw. sein, allerdings keine kleinteiligen Foto- oder TXT-Dateien mehr. Wir sprechen von dynamischen und ausschließlich kollaborativen Dokumenten, nicht mehr von einzelnen Foto- oder Musikdateien oder PDFs.

Das Ziel der Applikation ist die Darstellung und Zusammenführung aller Dokumente an einem zentralen Ort. Es geht dabei nicht mehr, wie bei einem traditionellen Dateisystem, um die Speicherverwaltung.

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Spaces

Spaces stellen die oberste Ebene dar. Sie sind übergeordnete Gruppierungen/Teams von Nutzer*innen, denen ein Titel zugewiesen werden kann. Alle Personen eines Spaces greifen mit denselben Zugriffsrechten auf dieselben Dokumente zu und können sehen, woran gearbeitet wird. Spaces ergeben sich zum Beispiel im Kontext von Agenturen oder Arbeitsgruppen, in denen auch an verschiedenen Projekten gearbeitet wird. Zusätzlich zu den geteilten Spaces gibt es auch einen persönlichen Space, der nicht mit anderen Personen geteilt werden kann.

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Activity Stream

Das Herzstück unseres Konzeptes bildet der Activity Stream. Er gibt einen chronologischen Überblick darüber, an welchen Inhalten Teammitglieder wann wie viel gearbeitet haben.

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Incoming und Exports

Im Incoming-Bereich und in der Exports-Sektion finden sich »Dokumentenschnipsel«, die traditionellen Dateien nahe kommen. Das sind statische, nicht-kollaborative Inhalte, zum Beispiel Bilder. User*innen können diese Dateischnipsel per Drag and Drop aus unserer Applikation, wie von Dateien gewohnt, in andere Programme ziehen.

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Incoming

Im »Incoming«-Bereich sammeln sich alle einkommenden Dokumentenschnipsel, die bei User*innen privat zum Beispiel per Mail oder als Nachricht ankommen. Das können auch Downloads und anderweitig geteilte Medien sein.

‏‏‎Exports

Exports sind Dateischnipsel, die innerhalb von Dokumenten angelegt werden können. Sie dienen zum Beispiel dazu, mit Medien, die in einer App generiert wurden, in einer anderen App weiterzuarbeiten.

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